Controllo di Gestione e ISO 9001:2000

Il controllo di gestione e' un insieme di strumenti in grado di fornire alla direzione dell'impresa le informazioni necessarie per comprendere la situazione aziendale e quindi poter decidere in maniera piu' efficace il tipo di orientamento o politica aziendale o strategie da adottare.

Il controllo di gestione è un processo di raccolta e di analisi delle informazioni, provenienti da indicatori e dai processi, per meglio dirigere un'impresa.

l'elaborazione e l'analisi dei dati è anch'esso un processo aziendale .

Il processo di elaborazione dei dati si sviluppa nelle seguenti fasi:

• identificazione delle informazioni utili
• individuazione delle fonti e dei metodi per la raccolta dei dati
• definizione della tipologia e della sistematicit? di analisi
• analisi ed interpretazione dei dati
• comunicazione e condivisione delle informazioni al fine di coinvolgere le funzioni aziendali.
  

I concetti di pianificazione e controllo si sono evoluti e ampliati durante gli anni e, nello scenario economico di oggi, caratterizzato da ritmi frenetici e da decisioni aziendali che devono essere prese nel più breve tempo possibile, diventano strumenti estremamente importanti e si identificano come la base per il buon funzionamento di tutta l'azienda.

Ogni azienda dovrebbe essere controllata da una gerarchia di piani e azioni che, procedendo dal piano strategico aziendale arrivino fino alle azioni specifiche da compiere.
Cio' che comunemente chiamiamo pianificazione e controllo corrisponde ad un particolare sistema direzionale, rivolto alla corretta formulazione delle decisioni strategiche e operative, al monitoraggio dei risultati e alla responsabilizzazione delle funzioni dirigenziali.

Una lettura aziendalistica della norma ISO9001:2000 permette di "leggere" nei requisiti della norma proprio questo processo di pianificazione e controllo.

La pianificazione strategica e la dirigenza in azienda

La dirigenza dell'azienda deve saper "pianificare", cioe' identificare le attivit? di previsione di un determinato futuro con l'obiettivo di individuare i mezzi e le risorse economicamente migliori, al fine di rendere concrete e realizzate le previsioni fatte. Attraverso le previsioni si individuano quindi gli obiettivi che si desiderano conseguire in uno specifico intervallo temporale, predisponendo i mezzi necessari quali risorse finanziarie, tecnologiche, umane, oltre che le modalit? di azioni e i percorsi gestionali per raggiungere le mete prefissate.
Poiche'"prevedere" e' un'attivit? che, pur fondandosi su informazioni qualitative e quantitative, e' delegata al fattore umano, il Management dell'azienda deve possedere una adeguata esperienza (sia in termini di pianificazione strategica, che nel settore in cui lavora l'azienda), abilit? direzionali e di comunicazione interpersonale, una conoscenza degli strumenti di Controllo di Gestione.

Le scelte strategiche del Management dell'azienda devono poter essere inquadrate in uno scenario (modello analitico-predittivo) impiegabile per valutare le alternative decisionali e pianificare nel modo più razionale possibile l'insieme interdipendente di attivit? gestionali che nel futuro permetteranno di realizzare gli obiettivi prefissati.
Il Management dell'azienda deve costruire un modello qualitativo e quantitativo di supporto alle decisioni, che consenta di individuare i motivi e le ragioni per cui i fenomeni gestionali hanno subito dei cambiamenti.
Il sistema di pianificazione e controllo definito dal Management dell'azienda non deve essere solo fondato sulle grandezze economico-finanziarie, bensi' su unit? di misura rappresentative della qualit?, dell'efficienza e dell'efficacia delle prestazioni gestionali.


Il sistema di Controllo di Gestione

Il sistema di Controllo di Gestione adottato dall'azienda deve essere:

a) efficace - ha stretti legami con la struttura organizzativa dell'azienda ed e' misurabile attraverso il livello di ottenimento degli obiettivi conseguiti, output in uscita, messi a confronto con gli obiettivi stabiliti, output predeterminati;

b) efficiente - si possono monitorare le relazioni istituibili tra gli input utilizzati per la realizzazione della gestione con gli output realizzati.

Il sistema di Controllo di Gestione deve essere costituito da piu' parti separate, ma tra loro fortemente dipendenti:

1. parte strutturale : formate da effettivi elementi fisici;
2. parte meccanica : composta dalle modalit? e dai meccanismi di funzionamento, le tecniche di azione;
3. parte procedurale : ovvero il sistema di processo che governa, coordina e razionalizza le interdipendenze e le relazioni tra i diversi elementi che compongono il sistema impresa.
   

Il sistema di Controllo di Gestione deve poter fornitore una corretta determinazione di costi, ricavi e margini sin dal momento dell'offerta, al fine di ottenere un vantaggio competitivo rispetto ai concorrenti in quanto sarebbe possibile valutare correttamente l'impatto sull'equilibrio economico generale d'impresa prima ancora di accettare l'ordine.

Il sistema di Controllo di Gestione deve essere articolato in tre diverse fasi :

1. formulazione degli obiettivi di breve periodo, cosi' da permettere le verifica anticipata della gestione per accertare che questa avvenga in sintonia con le linee stabilite in sede di pianificazione strategica, si devono decidere azioni, strumenti e risorse di ogni processo o attivit? dell'impresa;

2. verifica della gestione per mezzo dell'analisi degli scostamenti con cui si deve valutare il grado di realizzazione del programma precedentemente stabilito in relazione ai risultati economici o finanziari che siano, gi? effettivamente conseguiti, cos? si devono mettere tra loro a confronto le performance economico-finanziarie e le modalit? di esecuzione dei vari processi della gestione con i loro obiettivi, oppure con i risultati precedentemente ottenuti o anche attraverso il raffronto con gli output conseguiti da altri;

3. adozione dei provvedimenti correttivi nel caso si siano riscontrate distonie gestionali. Questa fase e' basata sull'individuazione delle cause per intervenire radicalmente sulle stesse e poterle cosi' eliminare.

Pertanto, all'interno del sistema di Controllo di Gestione devono essere individuati tre momenti che caratterizzano le tipologie di controllo, le fasi in oggetto possono cos? suddividersi:

controllo antecedente o preventivo;
controllo concomitante;
controllo susseguente o consuntivo.

Gli strumenti del Controllo di Gestione

Il sistema di Controllo di Gestione comporta l'impiego di adeguati strumenti tecnico-contabili riferiti la sistema informativo finalizzato al monitoraggio delle performance economico-finanziarie, oltre che' fisiche di processo (es. il budget, l'analisi di bilancio, la contabilit? analitica, il reporting in genere, il benchmarking e tutti gli altri strumenti innovativi dei controlli di gestione).

Le informazioni riguardanti la gestione passata dell'azienda nel suo insieme, espresse in termini contabili sono individuate sotto la denominazione i contabilit? generale o di bilancio.
Le informazioni riguardanti la gestione passata di specifici sottosistemi aziendali, sempre espresse in termini contabili, sono individuate come contabilit? analitica.
Le informazioni riguardanti la gestione futura dell'azienda nel suo insieme e di singoli sottosistemi, sempre espresse in termini contabili, corrispondono al budget.
Le informazioni sulla gestione passata e futura, a livello d'azienda e di sottosistemi, sono indicate come rilevazioni extra-contabili.
Lo schema, presentato in forma semplificata, mostra l'insieme delle informazioni di vario tipo (contabili ed extra-contabili) che e' chiamato reporting.
Tale insieme e' opportunamente selezionato e presentato, sotto forma di report o rendiconti periodici di controllo, al management, affinche' questo possa fare le sue analisi, valutazioni e scelte.

Il controllo di gestione utilizza un insieme di strumenti e tecniche di tipo contabile e statistico.

Gli strumenti piu' utili per una corretta analisi della gestione sono rappresentati da:

• stato patrimoniale riclassificato in base a criteri finanziari;
• conto economico riclassificato in base al criterio di destinazione;
• confronto anno in corso – anni precedenti;
• budgeting, il budget e' un bilancio di previsione;
• confronto budget – consuntivo;
• analisi di scenari e simulazioni;
• analisi di bilancio per margini e indici;
• indici di solidit? patrimoniale;
• confronto con i dati medi di settore;
• confronto con i dati relativi ai diretti concorrenti;
• analisi del fatturato per categorie omogenee di prodotto, area geografica, canale distributivo, condizioni di pagamento e altre variabili rilevanti;
• analisi del magazzino per determinarne la rotazione.
  

Collegamenti con ISO9001:2000 e attivit? di valutazione

Il processo di controllo di gestione e quello decisionale inerente le scelte strategiche dell'azienda e' assolutamente integrabile nella norma ISO9001:2000.

Una delle chiavi di lettura piu' importanti e' in relazione alle attivit? di audit:

1. piu' spazio al colloquio con il Management e la Propriet?;
2. valutazione delle scelte strategiche aziendali;
3. valutazione del sistema di reporting esistente;
4. valutazione della capacit? dell'azienda di avere un futuro.

Non basta conoscere il tipo di azienda ed i suoi processi: un'azienda che produce un prodotto con ottime performance ed adotta processi innovativi e con personale motivato, non e' detto che abbia un futuro sul mercato, se poi non guarda i costi!!!

Un altro aspetto importante e' la terminologia adottata dalla ISO9001:2000, ad esempio:

"monitoraggio dei processi" = sistema di reporting aziendale
"analisi dei dati" = controllo di gestione
"azioni correttive e preventive" = strategie dell'azienda e pianificazioni di investimenti per conseguire gli obiettivi fissati

Tra una azienda con un chiaro business plan aziendale e un sistema di reporting che gli permette di rivedere i propri obiettivi e le proprie strategie, ma con un calibro non tarato, ed una azienda con una produzione perfetta, ma senza una "testa" pensante che valuta l'andamento del mercato del suo settore, per quale di queste 2 aziende esprimerete un giudizio positivo?


I costi di implementazione

La realizzazione di un sistema di controllo di gestione comporta costi per le seguenti attivit?:

• consulenza per la progettazione ed assistenza nella implementazione del sistema;
• formazione del personale interno addetto al controllo di gestione;
• acquisizione di un software specifico o realizzazione interna di strumenti ed applicazioni informatiche;
• predisposizione di strumenti ed attivit? per la raccolta e registrazione dei dati.